Header Image - TEACHER LAB

Hoe leer je jouw studenten professioneel e-mailen?

Al even terug werkte de cel Taalbeleid een e-mailcharter uit voor Howest. Elk jaar verspreidt de dienst Communicatie een voorbeeld-e-mail en bijhorende checklist aan elke student via de steekkaarten tijdens de kick-offweek. Maar hoe breng je dat materiaal effectief tot bij je studenten? En hoe zorg je ervoor dat ze er gebruik van maken, zeg maar, de richtlijnen toepassen? Daarvoor hebben ze jou nodig, en niet te vergeten: je team!

Wat kan je doen?

Deze activiteit kan je organiseren in de kick-offweek. Of kijk in welk opleidingsonderdeel je een uurtje vrij hebt om je studenten te leren e-mailen. Hier staat een eenvoudige introductieles voor je klaar die je naar eigen goeddunken kan aanpassen op maat van je opleiding.

Waarom je studenten leren e-mailen?

Professioneel communiceren per e-mail is voor elke opleiding nuttig. We versturen en lezen allemaal wel een hoop e-mails per dag en hebben er baat bij als die zo helder mogelijk zijn want dan verliezen we geen tijd. Bovendien is een e-mail ook een uithangbord van je organisatie, bijvoorbeeld van je opleiding en van Howest.

Hoe doe je het?

Al doende leren studenten vlot. Je geeft je studenten een oefening waarmee ze in een levensechte situatie leren om een e-mail te schrijven. Wellicht zullen de meesten denken dat ze dat al kunnen. Laat hen eerst het voorbeeld op de steekkaarten grondig bekijken. Bespreek het eventueel met hen.

Ze schrijven in de les een e-mail naar een medestudent die een bepaalde functie in de oefening vervult, maar vooraleer ze de mail versturen, moeten ze die grondig nalezen op basis van de checklist in de steekkaarten. Dat lijkt eenvoudig, maar je begeleidt je studenten daar best even bij. Laat hen bijvoorbeeld grondig naar de onderwerpregel kijken, of naar de aanspreking. Staan er geen typefouten in de mail? Is er een afsluitende groet? Vergeten ze naam en functie niet? Enzovoort. Daarna versturen ze hun mail naar de geadresseerde. Ook die student, de ontvanger dus, leest de e-mail na via de checklist.

Na afloop vraag je van enkele studenten die dat willen doen om hun mailtjes door te sturen naar jouw mailbox. Je projecteert die en bespreekt die op het einde van je les aan de hand van de checklist. Wat hebben die studenten goed gedaan? Wat liep moeilijker? Op die manier sluit je af met enkele tips voor succesvolle en professionele e-mails.

Wat is dan de rol van je team?

Eenmaal je studenten deze les gekregen hebben, komt je team op de proppen. Je zorgt ervoor dat je teamleden goed op de hoogte zijn van wat in de e-mailchecklist staat. Als studenten mailen naar een van je teamleden, is het belangrijk dat elk teamlid de eerste weken reageert met een standaardmail als de mail niet professioneel is volgens de richtlijnen. Wedden dat je studenten binnen de maand met succes degelijke e-mailen? En nog een bijkomend voordeel: ook je teamleden zullen discussiëren over wat nu een degelijke e-mail is!

Praktijkvoorbeeld mondeling examen op afstand

Vak Mediarecht en Deontologie uit de opleiding Journalistiek

Een mondeling examen op afstand afnemen kan even vlot verlopen als the real deal. Toch komt er wat extra voorbereiding bij kijken. Voor het vak Mediarecht en Deontologie in de opleiding Journalistiek werd door de coronacrisis het klassieke mondelinge examen met succes online afgenomen. Het plan van aanpak lees je hieronder. Voor de algemene tips rond een mondeling examen op afstand, kan je deze blogpost raadplegen.

Stap 1: Brief de studenten

In de laatste les kregen de studenten een voorbeeldexamen en praktische info voor het online examen mee. Heb je geen laatste les meer? Zorg dan voor heldere instructies via een aankondiging in Leho (zie verder).

Feedup, feedback en feedforward bij evaluaties: Praktijkvoorbeeld

Deze post brengt onderwijs, studentenbegeleiding en taalbeleid samen in een lessenpakket of module. De case hieronder komt uit het vak Belgische politiek van de opleiding Journalistiek en focust op feedup (Waar moet studenten heen?), feedback (Hoe doen studenten het?) en feedforward (Wat zijn de volgende stappen die studenten kunnen zetten?). Het doel is dat studenten steeds succesvoller worden in hun studie.

Situatie

Tijdens de decembermaand maken de studenten Journalistiek van het eerste jaar een deelexamen Belgische Politiek dat voor een miniem percentage meetelt. De docent die het vak begeleidt, bereidt hen daar inhoudelijk op voor en geeft hun ook studeertips mee.

Van de studentenbegeleider van de opleiding krijgen de studenten een infosessie over Hoe studeren in het hoger onderwijs? Tijdens die sessie wordt ook verwezen naar het examen Belgische politiek als voorbeeld. 

Na het examen bespreekt de docent het inhoudelijk met de studenten. Op het rooster is in die week een sessie met de eerstejaars ingepland die tegelijk terugblikt op het deelexamen en vooruitkijkt op de nakende examenperiode.

De studentenbegeleider vraagt de eerstejaars om hun handboek Belgische politiek mee te brengen naar de sessie. De studenten hebben daarnaast de PowerPoints en hun notities bij zich over de lessen Belgische politiek. Ook hebben studentenbegeleider en vakdocent een gesprek over hoe het examen dit jaar is verlopen met deze groep studenten en geeft de vakdocent de resultaten door voor de sessie start.

Feedup

Voor het vak Belgische politiek kregen de studenten al uitvoerig uitleg over wat er van hen verwacht werd: Wat is het doel van het vak? Wat levert het de studenten op? Op welke manier sluit de leerinhoud aan bij de doelen van de opleiding Journalistiek? Hoe moeten de studenten de leerinhoud aanpakken? Welke onderdelen zijn extra belangrijk? Waar kunnen de studenten extra info vinden over de leerstof? Welke strategieën kunnen ze inzetten? Enzovoort.

Feedback

De studenten hebben de kans om het deelexamen te doen. Het telt mee voor een klein percentage (5%). Niet alle studenten nemen dit even serieus: sommigen studeren ervoor, anderen willen enkel zien hoe de vraagstelling verloopt. Met de docent is er een inhoudelijke bespreking van het examen waarbij elke vraag zorgvuldig wordt overlopen.

Tijdens de sessie van de studentenbegeleider is het de bedoeling dat de studenten reflecteren over hoe ze zich hebben voorbereid op het examen (vooraf) en over hoe ze het er tijdens het examen vanaf gebracht hebben, Hoe hebben ze dus op de vragen geantwoord? Te kort? Te lang bij open vragen bijvoorbeeld? Ongestructureerd? Welke woorden uit de cursus al dan niet gebruikt? Hebben ze de vragen goed gelezen en begrepen? Enzovoort.

Het geheel wordt dus doorspekt met tips aan de hand van voorbeelden uit het deelexamen, zowel van de studentenbegeleider als van medestudenten. Wie het examen goed heeft doorstaan, kan immers succeservaringen delen. Wie het er minder goed vanaf bracht, kan raad vragen of vertellen over wat minder goed is gelopen.

Feedforward

Geleidelijk aan spitsen de aanbevelingen zich meer en meer toe op examenvragen beantwoorden in het algemeen, alles aan de hand van voorbeelden uit het deelexamen. Anders gezegd, er worden vanuit deze ervaring tijdens de sessie diverse strategieën meegegeven die de studenten kunnen inzetten tijdens de examenperiode.

Het vervolg van de sessie pikt dan ook in op andere voorbeelden van examenvragen. Aan de collega’s uit de opleiding werd in de tussentijd gevraagd om de examenbank van voorbeeldexamens te voorzien, zodat de studentenbegeleider uit die vragen kan putten om levensechte voorbeelden mee te geven.

Tot slot herhaalt de studentenbegeleider de zes stappen in het studeerproces die al in een vroeger infomoment rond studeren in het hoger onderwijs van de opleiding aan bod kwamen (oriënteren en plannen / verkennen / verwerken / memoriseren / controleren / herhalen). Nu zijn de diverse onderdelen van dat proces concreter voor de studenten omdat ze nog eens toegepast worden uitgelegd op het deelexamen Belgische politiek.

De sessie eindigt met een rondvraag: wat hebben de studenten onthouden voor de komende examenperiode? Welke tips nemen ze zeker mee? Wat hebben ze daarvoor nog nodig? Welke vervolgstappen zetten ze naar de volgende examenperiode? Belangrijk is dat de studenten ervaringen met elkaar delen.

Materiaal en bronnen

Studeren met rendement – examencoaching, I. MESTDAGH, Opleiding Journalistiek, Howest, 2019

Studenten begeleiden in een krachtige leeromgeving, I. MESTDAGH, Interne studiedag Howest, 2019

Downloads – Inspiratieblad feedback. (2019). Opgehaald van Zien in de klas: https://zienindeklas.nl

Hattie, J. (2014). In Leren zichtbaar maken. Bazalt Educatieve Uitgaven.

Case Journalistiek – studentenbegeleidingssessie (Ilse Mestdagh en Bregt Vermeulen). Meer info? ilse.mestdagh@howest.be

Relevante blogtips

Algemeen kader rond effectieve feedback.